Khi giảng dạy Module Tuyển Dụng, Nhiều Học Viên của Công Luận có hỏi về cách sử dụng Email làm sao để từ chối ứng viên cho hiệu quả. Công Luận cũng nhân tiện viết lại bài này để các Đồng Nghiệp HR có thêm thông tin và trải nghiệm ứng dụng.
Trong thời đại ngày nay, hầu hết thông tin giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều thông qua email, từ những chiếc mail đơn giản xếp lịch phỏng vấn đến những email từ chối ứng viên khéo léo. Đây vừa thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình làm việc, vừa rõ ràng thông tin, là kênh giao tiếp đáng tin cậy giữa HR và ứng viên.
Một số lưu ý cho HR khi giao tiếp với ứng viên qua email:
- Ngắn gọn: Email cần ngắn gọn và rõ ràng. Số lượng chữ chỉ nên dao động từ 200 đến 250 từ.
- Chuyên nghiệp: Văn phong nghiêm túc và đúng đắn. Tránh sử dụng emoji, từ lóng hoặc viết tắt.
- Chính xác: Luôn kiểm tra tiêu đề mail trước khi gửi, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên rất nhiều.
- Lịch sự: Hãy tôn trọng thời gian của ứng viên. Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần. Trong trường hợp nhà tuyển dụng và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc hai bên cùng làm việc để quá trình trao đổi thuận tiện hơn.
- Lịch thiệp: Một điều tối kị là không nên gửi mail vào tài khoản công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua LinkedIn.
Ảnh dưới Công Luận sưu tầm lại một mẫu rất hay mà bạn có thể tham khảo và học tập:
Dưới đây là mẫu 9 email mà HR thường dùng trong giao tiếp với ứng viên. (Hãy bấm nút trượt để lật từng trang nhé)
Chúc Bạn vận dụng thành công!
Nhân tiện hãy để lại vài dòng Comment của Bạn để Công Luận có thêm động lực chia sẻ tiếp nhé!
