Làm sao để tuyển Mass? Câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp chưa tìm được lời giải. Nhất là các doanh nghiệp sản xuất và những doanh nghiệp có sự biến động nhân sự lớn, hoặc mở rộng quy mô kinh doanh trong thời gian ngắn.

Bài viết này Công Luận sẽ chia sẻ một số kênh tuyển Mass cũng như một vài giải pháp dành cho các HR và Doanh nghiệp.

Tuyển Mass là gì?

Luận hiểu đơn giản Tuyển Mass là tuyển nhân sự với số lượng lớn trong khoảng thời gian nhất định. Thường tuyển Mass cho cùng một vị trí.

Khi nào thì Doanh Nghiệp cần tuyển Mass?

Tùy theo quy mô và đặc thù của từng Doanh Nghiệp mà tiến hành Tuyển Mass. Tuy nhiên Công Luận nêu ra một số trường hợp sau để các HR có thể nắm được:

• Tuyển Mass để phục vụ một dự án hoặc một sự kiện trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ đơn giản như sau: Tuyển nhân sự thời vụ để phục vụ Sea Game 24 được tổ chức tại Việt Nam. Sau Sea Game kết thúc thì nhân sự đó sẽ không được sử dụng nữa.
• Tuyển Mass để phục vụ chiến lược, kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Ví dụ: Mở dộng hệ thống Showroom Bán hàng và cần tuyển số lượng lớn nhân viên bán hàng (Đối với ngành bán lẻ). Hoặc mở rộng dây chuyền sản xuất cần tuyển số lượng lớn công nhân sản xuất (Đối với ngành sản xuất)
• Tuyển Mass trong các ngành đặc thù có tính đào thải và biến động nhân sự nhanh. Ví dụ như ngành Dịch vụ Telesale, kinh doanh bất động sản, bảo hiểm, công nhân lắp đặt....

HR thường gặp vấn đề gì khi tuyển Mass

Tuyển 1 – 2 nhân sự không phải là vấn đề quá khó khăn, tuy nhiên, việc tuyển Mass với số lượng lớn thì lại là thách thức với các HR. Cách thức tuyển dụng này không chỉ yêu cầu tuyển đúng người, đúng số lượng mà còn cả tiến độ. Do đó, trong quá trình thực hiện, rất nhiều người đã gặp phải những vấn đề “oái oăm” như: 

• Đăng nhiều tin nhưng không có ứng viên hoặc ứng viên chất lượng chưa tốt. 
• Ứng viên đồng ý lời hẹn nhưng không tham gia phỏng vấn (tỷ lệ ứng viên không đến phỏng vấn thường trên 30%).
• Ứng viên đồng ý offer nhưng không đến nhận việc (tỷ lệ không đến chiếm khoảng 20%). 
• Ứng viên làm việc được 1 – 2 ngày rồi nghỉ (tỷ lệ khoảng 10%).
  
  

Các kênh tuyển Mass có thể sẽ phù hợp bạn nên tham khảo

Tùy thuộc vào đặc trưng của doanh nghiệp và đối tượng tuyển dụng sẽ có các kênh tuyển Mass phù hợp. Công Luận tổng hợp lại và phân tích sơ bộ một số nguồn kênh sau để Bạn tham khảo:

8 Chiến lược giúp HR nâng cao hiệu quả tuyển Mass

1. Có một kế hoạch rõ ràng

Một trong những cái đầu tiên bạn cần phải có là kế hoạch tuyển quy mô lớn. Và bạn sẽ cần đội nhóm để cùng thực thi triển khai kế hoạch này.

Đừng nghĩ rằng cứ nhiều người tuyển dụng sẽ giúp mình, đôi lúc, ít nhưng mà chất. Nhưng bạn có thể cũng cần một người chuyên phân tích dữ liệu, hay một hệ thống báo cáo tuyển dụng thật sự tốt để cuối cùng nhìn ra được rõ ràng ai là “ứng viên hoàn hảo” cho mình.

Vài gợi ý để Bạn bắt đầu:

• Phân tích và hiểu có bao nhiêu vị trí bạn cần tuyển. Bạn cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được
• Hiểu về thị trường lao động. Bạn phải biết bạn đang phải thu hút nhóm lao động nào, ai sẽ có khả năng cao tới làm cho mình. Bạn không thể bắt được “cá” khi mà không có “cá” hay không hiểu đúng về loại “cá” mình muốn đem về.
• Làm rõ ràng cái gì mình đang tìm kiếm và cần. Nếu có thể, hãy tìm một chuyên gia đã từng trải qua thử thách này và giúp bạn phân tích về mô tả công việc này. Hãy cùng họ làm rõ những kĩ năng nào ứng viên cần có để đem lại một dịch vụ/ chất lượng công việc tốt nhất. Quá trình chọn lọc nhanh/ chậm, chính xác tới đâu rất nhiều là ở phần này.
• Chuẩn bị một tiến độ rõ ràng cho việc tuyển dụng. Thiết lập ra một kế hoạch khả thi đạt được, và đảm bảo là bạn đã bóc tách nó ra thành từng giai đoạn
• Sớm hơn, thì tốt hơn. Nếu bạn đang lên kế hoạch để tuyển quy mô lớn cho mùa Trung Thu hay Tết, đừng chờ tới tháng 8 hay tháng 12 mới bắt đầu. Hãy chuẩn bị từ tháng 5 cho Trung Thu và tháng 10 cho dịp Tết.
• Đừng đánh giá thấp chi phí tuyển dụng. Trong một vài trường hợp như tính mùa vụ, hay sự khan hiếm bất thường. Ví dụ thế này Samsung mới về Thái Nguyên lập nhà máy, họ cần cả trăm nghìn người lao động thì rất có thể chi phí tuyển dụng trung bình sẽ cao lên hẳn do ai cũng đổ xô đi tìm người.

2. Mở rộng nguồn ứng viên chất lượng của Bạn

Thử nghĩ xem bạn có bao nhiêu kênh, và nguồn để có thể tiếp cận tới ứng viên hiệu quả. Hãy thiết lập thành hệ thống nhé!

• Chạy quảng cáo trên các trang tuyển dụng, trên các trang rao vặt. Hoặc Quảng cáo mạng xã hội Facebook, Google
• Tận dụng nguồn giới thiệu nội bộ (Nên có thêm chính sách thưởng tuyển dụng đi kèm để gia tăng khích lệ và hiệu quả tuyển dụng)
• Mối quan hệ từ những HR cùng ngành ( Điều này tùy thuộc vào khả năng kết nối và trao đổi của Bạn với các đồng nghiệp cùng ngành - Công Luận khuyên là lên lập lấy một vài Team để cùng hỗ trợ nhau)
• Hãy tích cực trên các Mạng xã hội, đặc biệt là Facebook. Hãy thử tìm tới các nhóm Facebook của từng khu vực. Có thể tìm kiểu theo từ khóa “Khu vực” (như Hà Nội/Bắc Ninh/Tân Bình/ Đà Nẵng....) + “Tuyển dụng” là bạn sẽ có khá nhiều nơi để tìm người. Lưu ý, nên xin phép làm quen với Admin để được đăng tuyển.
• Tổ chức các sự kiện tuyển dụng lớn. (Kênh này đã kém dần đi khi mà sự bùng nổ của mạng xã hội đang thay thế dần)
• Nhận hồ sơ trực tiếp 
• Hợp tác với các bên như Tổ chức hướng nghiệp, trung tâm hỗ trợ việc làm…
• Liên kết với các trường đào tạo dạy nghề (Kênh này mang tính Win - Win. Nếu Bạn tận dụng được thì rất tuyệt vời)
• Kênh dịch vụ cung ứng lao động (Kênh này cần phải có kinh phí và nên sử dụng khi cần nhân sự gấp, lưu ý là dự trù thời gian và kế hoạch trước)
• Kênh thuê mướn lao động thời vụ: Luận đánh giá đây là loại hình dịch vụ tiền năng và sẽ rất phổ biến. Bạn có thể tìm hiểu thêm bằng cách gõ từ khóa tìm kiếm Business Process Outsourcing (BPO) nhé. Doanh nghiệp khi đã dùng kênh này thường là có chiến lược, chiến thuật khá bài bản vì đã đẩy được các rủi ro về quản lý nhân sự, quan hệ lao động... ra cho đối tác cung cấp dịch vụ.

3. Đảm bảo dữ liệu ứng viên được tổ chức tập trung

Khi sử dụng nhiều nguồn tuyển dụng, bạn cần chắc chắn rằng mình sẽ không đánh mất bất kì ứng viên nào, cũng như hạn chế tối đa trùng lặp ứng viên dẫn tới lãng phí công sức. Và ở đây chính là lúc bạn cần một giải pháp Quản lý tuyển dụng Mass chuyên nghiệp.

Nếu bạn có thể tự động hóa được phần nào quy trình tuyển dụng, đặc biệt là các công việc lặp đi lặp lại khá nhàm chán như nhắn tin/ gọi điện nhắc nhở ứng viên đi phỏng vấn, đi đào tạo, đi làm… nó sẽ giúp bạn nhẹ gánh đi rất nhiều. Thời gian của bạn sẽ dành nhiều nhất cho việc đảm bảo mình đang chọn được người phù hợp nhất mà không lo lắng, ta đang bỏ sót một ai đó.

Việc sử dụng một trang tuyển dụng chuyên nghiệp có thể là một cách không tồi để đảm bảo mọi ứng viên đều sẽ đi qua đây và tổ chức tập trung. Kể cả trong trường hợp có Facebook Page, bạn vẫn nên sử dụng những đường link về trang tuyển dụng tập trung này.

4. Xây dựng quy trình sàng lọc nhanh

Muốn tăng năng lực tuyển dụng, không có cách nào khác là phải phát triển một quy trình tuyển Mass với sự hỗ trợ của công nghệ. Bạn có thể sử dụng những công cụ miễn phí như Google Form để tạo riêng bài test kết hợp với giải pháp ATS ở trên để đảm bảo mọi ứng viên đều có sự sàng lọc cơ bản. Chuyên nghiệp hơn thì có thể dùng những bài tuyển dụng có nghiên cứu khoa học để thực hiện việc này. Rất tiếc, nhóm này, hiện tại chưa được phổ biến nhiều ở Việt Nam. Lác đác vài giải pháp, nhưng chưa có bên nào tỏ ra thật sự nổi bật.

Nếu công việc đòi hỏi một nhóm kĩ năng, kinh nghiệm, bạn có thể triển khai bài kiểm tra trực tuyến, và có công nghệ thông minh để lựa chọn ứng viên nhanh chóng và loại bỏ các hồ sơ không phù hợp.

5. Tránh “vơ bèo vạt tép”

Công Luận hiểu bạn đang phải chịu áp lực lớn. Nhưng đừng vì thế mà ai cũng nhận, ai cũng "xúc" khi thực hiện sàng lọc hồ sơ. Làm vậy, bạn và đội ngũ sẽ cực kì mệt mỏi, khi cảm thấy tỷ lệ phỏng vấn đạt rất thấp. Lúc này năng lượng, nhiệt huyết của nhóm sẽ đi xuống. Hãy đảm bảo rằng, ứng viên đã vượt qua bài kiểm tra sơ loại ban đầu. Vừa kiểm tra mức độ nghiêm túc của ứng viên, vừa cho bạn cái nhìn khách quan về mức độ phù hợp của họ. Thà chúng ta bắt họ kiểm tra đầu vào trước, hơi mất thời gian đôi chút, nhưng tránh tốn thời gian di chuyển đi lại cho cả việc phỏng vấn.

Khi phỏng vấn ở quy mô lớn, cách tốt nhất để không bị “cố vớt” là hãy chuẩn bị sẵn những bộ câu hỏi (structured interview) để ai cũng đi qua cùng một bộ câu hỏi, và được đối xử công bằng. Nó cũng làm hạn chế rủi ro những lúc quá đói người, hay quá mệt mỏi mà bạn “gật đại”. Đây cũng là cách để sếp của bạn đặt niềm tin vào bạn, hay giúp bạn vượt qua những đợt kiểm toán nội bộ lại quy trình.

6. Đừng quên chăm sóc ứng viên

Ứng viên luôn muốn biết họ đã làm sao, như thế nào? Hãy đảm bảo rằng tại mỗi chặng, họ được cập nhật kết quả. Lưu ý với nhóm ứng viên ít kinh nghiệm, mới ra trường, hay các anh chị công nhân, đôi khi không tới phỏng vấn không phải vì họ không thích mà vì họ… quên lịch.

Ứng viên muốn biết kết quả về quyết định của bạn. Sẽ rất tuyệt vời nếu họ có thể tự tra cứu được kết quả phỏng vấn của mình qua ứng dụng, hay qua website của bạn, hay kể cả là chat bot. Nếu bạn làm rõ hay minh bạch được quá trình, thời gian thường phải chờ đợi ngay từ đầu là cách tốt để quản lý kì vọng của họ.

Tất cả những việc này sẽ giúp bạn, dù từ chối ứng viên, cũng là xây dựng thương tuyển dụng cho doanh nghiệp mình nhờ phong cách làm việc chuyên nghiệp. Một hệ thống ATS cho tuyển mass chuyên nghiệp có thể giúp bạn tổ chức những dữ liệu này một cách cực kì khoa học, và giúp tái sử dụng trong tương lai. Hệ thống này cũng giúp bạn không bỏ sót ứng viên, nhưng cũng nhắc nhở bạn về lịch sử đã từng liên hệ với ứng viên, tránh hiện tượng chèo kéo gây mất thiện cảm.

7. Chuẩn bị cho đào tạo & tiếp nhận hàng loạt

Nếu tuyển dụng cho cùng vị trí, rất hợp lý để tiếp nhận hàng loạt. Nhưng cũng lưu ý rằng, 20% ứng viên sẽ biến mất trong 45 ngày đầu tiên làm việc. Tuyển được khó nhưng giữ còn khó hơn. Vì vậy bạn cần làm hai việc 

• Hãy đảm bảo mình chuẩn bị chu đáo cho việc tiếp nhận ứng viên Quy mô càng lớn, công tác hậu cần càng chu đáo.
• Hãy lưu giữ và đo lường tỷ lệ rớt người trong giai đoạn đầu công việc.Bạn sẽ cần chỉ số này để biết rằng mình cần bù bao nhiêu người.

Một vài cách để cải thiện trải nghiệm của người mới là hãy cho họ vào chung một nhóm đi cùng nhau từ đầu. Tình đồng nghiệp hỗ trợ nhau ngày đầu khó khăn, sẽ giúp họ cảm thấy đỡ áp lực. Là người tuyển dụng, cũng đừng quên hỏi han thành viên mới này. Các cuộc trò chuyện vu vơ, có thể giúp bạn phát hiện ra những điểm sai sai, còn khắc phục nhanh chóng.

8. Đề nghị nhân viên vừa được tuyển giới thiệu người

Nếu bạn vẫn cần tuyển tiếp người, hãy đề nghị chính những nhân viên mới này giới thiệu người. Một là vì bạn sẽ chẳng biết bao nhiêu người sẽ nghỉ trong giai đoạn đầu. Hai là vì chính những nhân viên mới này sẽ là “đại sứ thương hiệu” tốt nhất để bạn tuyển thêm được nhân sự.

Một số giải pháp quản lý tuyển dụng cung cấp luôn tính năng giới thiệu ứng viên/ nhân viên. Hệ thống này sẽ giúp bạn thực thi tiền thưởng tự động theo các chính sách bạn thiết lập ra. Luận cũng thường áp dụng chính sách "Thưởng tuyển dụng nội bộ" hoặc chính sách "cộng tác viên" để tuyển dụng nhân sự từ nguồn giới thiệu, và đây lại là nhóm có xu hướng lâu bền và trung thành nhất.

Kết luận

Tuyển mass là một công việc căng thẳng. Bạn chịu đựng áp lực tuyển Đúng người, Đúng số lượng, và Đúng tiến độ.

Tuy nhiên, nếu có sự chuẩn bị kĩ càng, một hệ thống Quản lý tuyển dụng được thiết kế thông minh, có tính tự động hóa cao, bạn sẽ có thêm một cánh tay/ một trợ thủ đắc lực.

Công Luận chúc Bạn thành công!

Bài viết của Luận xin dừng ở đây. Nếu Bạn đọc được bài viết này của Luận đừng ngại Comment xuống dưới đóng góp những quan điểm hoặc ý kiến để chúng ta có thêm ý tưởng mới vận dụng vào các nghiệp vụ tuyển Mass này nhé.